企業(yè)檔案管理注意事項(xiàng)五、涉密檔案的管理

　　大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到企業(yè)建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保核心秘密的安全，必須管理好涉密檔案。 
        1、涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
        2、層層提高企業(yè)檔案管理人員與涉密人員的素質(zhì)。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。 
        3、加強(qiáng)涉密檔案的日常管理。涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。 
      4、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。根據(jù)國家秘密事項(xiàng)：絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。對(duì)規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。 
      5、注重檔案情況變化的調(diào)整檔案在保管過程中，其密級(jí)不是一成不變的，而是隨著時(shí)間的推移和文件貫徹的情況變化的。
     

標(biāo)題是檔案文件最重要的部分嗎？
      莎士比亞的劇作《羅密歐與朱麗葉》中有這樣一段敘述：“姓名本來是沒有意義的；我們叫做玫瑰的這一種花，要是換了名字，它的香味還是同樣的芬芳?！迸c之不同的是，每件檔案文件或每個(gè)檔案文件夾的名稱會(huì)在利用者查閱和使用它們時(shí)產(chǎn)生強(qiáng)烈的導(dǎo)向作用。當(dāng)你在檔案文件管理系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)，許多檔案文件的標(biāo)題和命名，都存在不同程度的缺乏準(zhǔn)確性和指向性，或文不對(duì)題，內(nèi)容與標(biāo)題不一致，或使用術(shù)語和縮寫時(shí)，指向不明。那么如何給檔案命名這一議題的確該引起檔案工作者的注意了。
      大多數(shù)機(jī)構(gòu)都形成了關(guān)于如何給檔案、文件合理命名的指南性標(biāo)準(zhǔn)文件。標(biāo)題，在英國政府的檔案文件管理工作中，屬于強(qiáng)制性元數(shù)據(jù)字段。在大多數(shù)情況下，當(dāng)我們用計(jì)算機(jī)錄入文件的名字或創(chuàng)建一個(gè)電子郵件的主題行后，系統(tǒng)將自動(dòng)捕獲該字段并保存為文件名。當(dāng)人們利用檔案自動(dòng)化查詢系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵詞搜索時(shí)，標(biāo)題也是搜索引擎查詢到關(guān)于目標(biāo)檔案的最小詞條。
     
      一個(gè)檔案夾或一件檔案的標(biāo)題應(yīng)讓人了解此檔案產(chǎn)生的背景和主題。好的標(biāo)題可以幫助我們?cè)诓樵冎锌焖僮R(shí)別哪些是有價(jià)值檔案，哪些可以忽略不計(jì)。更加理想的是，標(biāo)題可以幫助自動(dòng)分類和搜索軟件程序達(dá)到我們的預(yù)期。標(biāo)題可能不是檔案中最有用的部分，但沒有一個(gè)好標(biāo)題，我們不可能在第一時(shí)間內(nèi)找到所需檔案。